Documentation

the documentation is : set of documents provided on paper, or online, or on digital or analog media, such as audio tape or CDs. Example are user guides, white papers, on-line help, quick-reference guides. It is becoming less common to see paper (hard-copy) documentation. Documentation is distributed via websites, software products, and other on-line applications.

: والتوثيق أيضا

هو عملية حفظ دقيق وشامل تسعي إلي الحفاظ علي النتاج الفكري والثقافي والإعلامي ومجمل النشاطات الإنسانية البشرية أو شرائح من الإفراد في أطر مكانية وظروف حياتيه خاصة في وثائق تتعدد إشكالها ومضامينها


: نشأة التوثيق


بدأ تاريخ التوثيق منذ تأسيس المكتب الدولي للمراجع في بروكسل عام 1892 على يدي المحاميين البلجيكيين بول أوتليه وهنري لافونتيين وشهد عام 1912 أول استخدام للميكروفيلم بهدف تخزين المعلومات بشكل مصغر، وقويَ الاتجاه نحو استخدام المعلومات المختزنة في المكتبات والإفادة منها في نهاية الحرب العالمية الأولى، وفي أوائل الثلاثينات من القرن العشرين تأسست بعض المنظمات المهتمة بالوثائق وخاصة «الاتحاد الفرنسي للمنظمات الوثائقية»، وهو أول منظمة فرنسية للوثائق، وفي الأربعينات بدأت المحاولات الأولى لإدخال تقنيات الآلات ذات البطاقات المثقبة، بهدف العثور على الوثيقة المطلوبة من خلال رموز ورؤوس موضوعات معيارية، ورعت ذلك اليونسكو في مؤتمرها الدولي «تحليل الوثائق العلمية» عام 1949، وفي عام 1957 عُقد في لندن المؤتمر الدولي للتصنيف من أجل أبحاث التوثيق، وتأسس الاتحاد الدولي للتوثيق F.I.D ومع بداية الستينات أمكن التفكير في ابتكار وسائل جديدة يمكن بوساطتها التحكم في الفيض الهائل من المعلومات وتنظيمه وتيسير استعماله من جانب الباحثين، فنشأ مجال جديد في علم المكتبات وهو مجال التوثيق.

: كيف نهتم بالوثائق

1- رصد الوثائق وتقويمها ووضع اليد عليها إن أجاز القانون ذلك أو استنساخها كانت لدى الهيئات الخاصة أو الأشخاص الطبيعية وتسجيلها لتبقى بعيدة عن اللامبالاة.

2- حفظ الوثائق وفهرستها وتبويبها وتنظيم أسلوب مراجعها التاريخية المستندة.

3- إيجاد مختبر علمي لمعالجة الوثائق التي تحتاج الى رعاية وعناية طبية أو ترميم.

4- فسح المجال أمام الكافة للإفادة منها عن طريق الإطلاع عليها أو على صورها بموجب القانون

5- تحديد العقوبات المتعلقة بتلاف الوثائق أو إخفائها أو سرقتها او تهريبها... الخ


: طرق التوثيق

1- النشر كمادة مطبوعة مقرؤة في المجلات أو الصحف أو من خلال الدوريات العلمية .

2- مادة مصورة على شرائط فيديو

3- مادة مسموعة على شرائط كاسيت

4- (العرض على موقع خاص بالشبكة الدولية المعلوماتية ( الانترنت

5- رسم توضيحي أو تفصيلي لمراحل معينة أو لخطوات متعاقبة لمشروع أو أحداث.

6- حالة دراسية في صورة قصة قصيرة أو طويلة لأغراض التثقيف أو التدريب

7- تقرير مكتوب لهيئة أو منظمة أو جهة حكومية أو إدارة يتضمن التفاصيل الكاملة للمشروع أو الحدث

8- صور فوتوغرافية في العمل الميداني تظهر تسلسل الأحداث.

: أنواع التوثيق

1- كتابي
2- سماعي
3- تشكيلي
4- تصويري

: أقسام التوثيق

1- وثائق ديوانية : صدرت عن ديوان أو دوواين وتتبع قواعد وأساليب ثابته في صياغتها وطرق اخراجها وشكلها
2- وثائق غير ديوانية : أصدرتها هيئة أو مؤسسه ليس لها قواعد أو أساليب أو أشكالثابتة
3- وثائق قومية : تحفظ تراث الأمة القومي الذي يعكس نشاطهافي كل المجالات ولاسيما المخطوطات والرسائل وأشكال التوثيق


: تقنيات التوثيق

: خطوات التوثيق
1- التوثيق من كتاب أو كتب : اسم المؤلف - اسم الكتاب - رقم الطبعة - الناشر - مكان النشر - سنة النشر - رقم الصفحة2- توثيق بحث منشور في دورية (مجلة قانونية ) : اسم المؤلف (السنه ) - اسم البحث - اسم الدورية - المجلد - العدد او الصفحه3- توثيق رسالة جامعية : اسم المؤلف - السنة - اسم الأطروحة بين قوسين صغيرين -نوع الأطروحة (ماجستير / دكتوراه ) - اسم الجامعة - الدولة - المدينة - رقم الصفحة4-توثيق معلومات صادرة عن جهة معينة : اسم الجهة المصدرة - اسم المصدر - الدولة / المدينة - السنة - الصفحة5- توثيق معلومات منشورة على الانترنت : اسم الجهة أو المؤلف - اسم المصدر أو المقال - السنة - الموقع الالكتروني - تاريخ المشاهدة - لايذكر رقم الصفحة لعدم توافرها6- توثيق المقابلة الشخصية : مقابلة مع - اسم من تمت المقابلة معه أوصفته الوظيفية - الجهة التي يعمل بها - تاريخ المقابلة7- توثيق المقالات الصحفية : اسم الكاتب - عنوان المقال - اسم الجديدة - رقم العدد - السنة - رقم الصفحة